Como funciona o transporte de frotas?

Quando se trata de movimentar veículos e mercadorias de um lugar para outro, a gestão de frotas é um dos elementos principais na cadeia logística de várias empresas e com certeza é preciso conhecer como funciona o transporte de frotas.

Entre os motivos que fazem tão importante a gestão de frotas está a de garantir uma entrega mais rápida e eficiente, seja para fornecedores quanto para outras filiais da companhia e cliente final. Quando a administração é realizada com eficiência, se consegue melhorar o prazo de entrega e obter uma economia de tempo interessante para o negócio.

A seguir, saiba como funciona o transporte de frotas e muito mais.

Boa leitura!

Antes de tudo, o que é uma frota?

Você pode definir a frota para mim em detalhes?

Quais e quantos veículos se enquadram nessa definição?

Apesar da aparente simplicidade da pergunta, muitos assumem que um grande número de caminhões comerciais está envolvido na frota e na sua gestão. No entanto, isso não reflete a realidade, o que pode ser um choque para alguns.

Uma frota é composta por um ou mais veículos utilizados para fins comerciais, podendo ser de qualquer tamanho. Você pode se referir como frota de veículo mesmo se você tiver uma van usada para entrega de produtos.

Por isso, uma gestão adequada e eficiente é fundamental para todas as empresas, independentemente do número ou tamanho de seus veículos.

O que é gestão de frotas?

A gestão dos veículos de uma empresa, sejam eles utilizados para o transporte de mercadorias dos clientes ou produtos da própria empresa, se enquadra no termo “gestão de frota”, que pode se referir a uma transportadora ou a uma empresa que transporta sua própria carga, como fabricantes e atacadistas.

Aspectos importantes da gestão de veículos incluem:

- - Manutenção de rotina do veículo
  - Controle de combustível
  - Documentação de cada caminhão e motorista
  - Taxa de transporte e gestão de multa
  - Pagamento a fornecedores.

E a maioria das empresas de transporte lida com as questões acima mencionadas.

No entanto, poucas organizações conseguiram centralizar todas as tarefas de manutenção da frota para uma gestão mais eficiente que possa atender aos requisitos deste campo.

Quando isso não acontece, uma série de problemas podem surgir, alguns dos quais não estão relacionados à situação, mas ainda assim prejudiciais a todos os envolvidos, incluindo o destinatário final da mercadoria.

Para esclarecer, a manutenção preventiva em um caminhão pode diminuir a probabilidade de um acidente causado por uma falha mecânica, porque caso contrário, seria um problema que colocaria em risco não só o motorista e a empresa, mas também as pessoas que dependem da entrega da mercadoria transportada.

Por que fazer a gestão de frotas?

Entender o que é gestão de frotas ajuda no orçamento e a direcionar os veículos e trabalhadores de forma correta.

A seguir estão alguns benefícios de fazer a gestão de frotas:

- - O meio de transporte certo;
  - Orçamento de despesas e manutenção de cada veículo;
  - Otimização do investimento logística;
  - Renovação de frota econômica;
  - Tomar decisões com mais rapidez e confiança.

Então, como funciona o transporte de frotas?

Agora conheça como funciona o transporte de frotas e práticas comuns desse setor.

1. Diagnóstico da frota

Inicialmente, como funciona o transporte de frotas é por meio de um inventário relacionado a frota. As questões mais importante são as seguintes:

- - O número total de veículos de propriedade da empresa;
  - Os tipos de caminhões de propriedade da empresa;
  - A quilometragem mensal percorrida;
  - O custo de manutenção, combustível, taxas e multas;
  - O salário dos motoristas e qualquer outra pessoa envolvida nesta gestão;
  - O número de veículos que precisam de reparos.

Supondo que você tenha feito a pesquisa e compilado todos os dados, você terá uma boa compreensão do estado do setor e estará equipado para identificar áreas de melhoria no transporte de frotas.

2. Ter uma política no transporte de frotas

Ter uma política no transporte de frotas permite ter um guia para administrar a frota e seus funcionários.

Todos os serviços de uma frota, juntamente com as regras e regulamentos que os funcionários devem seguir e os direitos garantidos aos clientes, serão descritos em um documento.

Por isso, aqui o gestor pode se sentir à vontade para expandir esses e outros pontos que julgar importantes.

Quando terminar, o gestor distribui esta política para sua equipe para que todos sigam as mesmas regras. Então, definir essa política entre os colaboradores de uma empresa que trabalha com gestão de frotas ou transporte de veículos é uma ação que não custa nada e já garante uma otimização nos resultados da empresa.

3. Rotina de manutenção preventiva

O gestor deve ter um cronograma de manutenção do transporte de frotas bem organizado devido ao alto valor das máquinas e veículos e a necessidade de preservá-los.

Nenhuma quantidade de manutenção preventiva provavelmente eliminará completamente a necessidade de manutenção corretiva.

Mas o foco principal do gerente deve estar em um cronograma de medidas preventivas e preditivas. Uma empresa deve levar isso em consideração em seus planos de longo prazo para cortar despesas.

Alguns erros comuns nessa área incluem ter equipes mal preparadas e não usar checklists ou índices de controle. Algumas coisas que você não pode ignorar incluem a pressão dos pneus e economia de combustível.

Ao mesmo tempo, os motoristas devem ser ouvidos durante a manutenção da frota, pois são as pessoas “mais próximas” dos veículos ou máquinas. Eles estão particularmente sintonizados com anomalias nos veículos como ruídos incomuns e pouca praticidade para dirigir.

4. Monitoração das rotas

A princípio, monitorar veículos enquanto transportam cargas é outra forma de aumentar a eficiência do transporte de frotas.

No mais, os dados de localização em tempo real podem reduzir a possibilidade de roubo, ajudar a determinar as rotas mais eficientes e identificar as paradas de descanso mais seguras.

Além dessas melhorias na segurança em viagens, uma empresa de gestão de frotas ou transporte de veículo também fornece a seus clientes estimativas mais precisas de quando eles podem esperar receber seus pedidos.

5. Treinamento da equipe

Alcançar com sucesso seus objetivos de negócios no campo da gestão de frotas ou transporte de veículos também requer treinar a equipe de motoristas e outros membros envolvidos.

Por isso, à medida que novos desenvolvimentos em tecnologia automotiva e regulamentos de transporte afetam as funções da equipe, torna-se cada vez mais importante que todos os membros estejam treinados e atualizados.

Outra razão que faz importante a necessidade de treinar a equipe é que com isso os motoristas serão capazes cada vez mais de conduzir o veículo da forma mais segura e eficiente, o que faz também que o seja minimizado os riscos de acidentes e perdas de mercadorias.

6. Sistema de gestão de frotas

O uso de software especializado de gestão de frota e transporte de frotas é uma ótima maneira de uma empresa agilizar os procedimentos de manutenção dos veículos e obter maior controle.

Descubra o que um sistema de gestão de frota e transporte de frotas pode fazer:

- - Manutenção total: envolve acompanhar todos os reparos feitos e peças encomendadas, agendar inspeções regulares para minimizar o tempo de inatividade e manter um controle rígido sobre a disponibilidade da frota.
  - Gestão de abastecimentos: inclui a análise de benchmarks de desempenho da frota, a verificação das rotas mais rentáveis e o recebimento de alertas sobre desvios de rota.
  - Gestão de despesas: relatórios de orçamento de viagem e monitoramento de custos de veículos, rotas e motoristas para ajudar a definir práticas de negócios mais econômicas.
  - Gestão de navegação: envolve a preparação de viagem para gestão eficiente de frota e análise das rotas mais econômicas e que economizam tempo.
  - Gestão de multas: trata de relatar violações, exibir custos associados a multas, monitorar datas de vencimento e realizar análises específicas por categoria.
  - Controle da manutenção dos veículos e motoristas: a documentação para motoristas e veículos, incluindo acompanhamento de relatórios de pagamento de IPVA, multas e outras infrações, deve ser gerenciada.